Суточные сверх нормы в 1с зуп 2.5. Учитываем сверхлимитные суточные в программе "1с". Досрочный возврат из командировки

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные нерабочие дни, а также за дни нахождения в пути.

Основной порядок отражения расходов на командировку был отражен в Рассмотрим проведение основных операций в 1С 8.3 по регистрам при применении УСН.

Документ Выдача наличных в связи с применением УСН делает следующие движения:

• По регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I). Расход для целей УСН будет учтен после того, как сотрудник отчитается о расходах и будет оформлен документ Авансовый отчет:

• По регистру накопления Прочие расчеты:

Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса.

При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам:

• Книга учета доходов и расходов (раздел I) – сумма расхода, которая будет учтена для определения налоговой базы:

• Расшифровка КУДиР – подробно расшифровываются отдельно расходы и НДС:

• Прочие расчеты – отражаются суммы израсходованных средств, которые были реально израсходованы. Указываются на закладке Прочее. То есть, если израсходовано больше, чем было выдано, то в колонке Расчетный документ будет указан текущий Авансовый отчет и сумма перерасхода будет выделена в отдельную строчку:

Расходы при УСН – вносятся записи с текущими статусами оплаты расходов УСН:

• Приход – записи с реально израсходованными суммами со статусом Не оплачено;
• Расход – записи, подтверждающие оплату расходов, то есть выдачу подотчетных сумм, которые снимают статус Не оплачено с выданных подотчетных сумм:

Суточные и налог на прибыль

Затраты на оплату суточных сотрудника включаются в состав прочих расходов согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В расходах суточные учитываются:

• При методе начисления – в отчетном налоговом периоде, в котором произошло утверждение авансового отчета;
• При кассовом методе – после фактической выплаты суточных.

В 1С 8.3 поддерживается только метод начисления, поэтому суточные признаются в расходах при проведении документа Авансовый отчет:

НДФЛ и суточные сверх норм

Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:

• За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
• За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.

Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Эти же нормы следует учитывать и тогда, когда вместо суточных выплачивается компенсация доп. расходов (письмо Минфина России №03-03-06/30062 от 26.05.2015г., 03-03-06/1/24916 от 26.05.2014г., №03-04-06/6394 от 04.03.2013г., №03-04-07/6189 от 01.03.2013г).

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:

• Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
• Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.

Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

В разделе Справочники – Зарплата и кадры – Начисления создадим новый вид начисления как указано на рисунке ниже. При этом проверьте – нет ли уже в списке такого вида начисления:

Установим флажок Доход в натуральной форме , чтобы суточные не отражались в ведомости к выплате заработной платы, а лишь участвовали в налогообложении и не образовалось сальдо на счете 70.

Поле Способ отражения оставим пустым, так как проводка не будет формироваться, потому что документ Начисление заработной платы не может сформировать проводку Дт 26 – Кт 71.01. Такую проводку сформирует документ Авансовый отчет.

Внимание: отражение суточных для целей налогообложения НДФЛ и страховых взносов в 1С 8.3 можно также осуществить при помощи документов Операция учета НДФЛ и Операция учета страховых взносов взамен документа Начисление заработной платы.

Если посмотреть результат проведения документа, то видно, что на счете 70 сумма суточных не отразилась, а проводки по начислению НДФЛ и страховых взносов сформировались:

Чтобы отразить компенсацию суточных сверх норм в бухгалтерском учете, можно воспользоваться документом Выдача наличных через раздел Банк и касса – Кассовые документы:

Видим проводки, сформированные в результате движения документа:

Суточные и страховые взносы

Суточные в пределах норм не подлежат обложению страховыми взносами, так как относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей.

Что касается однодневных командировок, то существуют различные мнения по поводу облагать или не облагать такие командировки.

Поэтому, если необходимо начислить страховые взносы, то можно оформить этот вид начисления как самостоятельный, аналогично компенсации суточных сверх норм и добавить его в документ Начисление заработной платы, что рассмотрено на примере выше по суточным сверх норм.

Если же облагать страховыми взносами не планируете, то такие суточные в 1С 8.3 отражаются как обычно на закладке Прочее в документе Авансовый отчет.

Подскажите как правильно отразить суточные в бухгалтерском учете?Директору были выданы по авансовому отчету суточные в размере 15000 руб. за 3 дня и авиабилеты (проживание и перелет были оплачены по безналичному расчету). С суммы сверхлимита были оплачены налоги, но 1С8 учитывает эту сумму как зарплату и учитывает в ФОТ.Заранее большое спасибо!

эксперт: В бухучете выплату суточных, отражение авансового отчета по суточным и начисление НДФЛ на сверхлимитные суточные отразите следующими проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – выданы суточные сотруднику;

Дебет 20 (26 и пр.) Кредит 71 – списаны в составе расходов суточные;

Дебет 70 Кредит 68 – начислен НДФЛ с суммы сверхлимитных суточных.
В программе «1С» необходимо создать отдельный вид начисления, которым Вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле «Является доходом в натуральной форме». Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует задвоенную проводку по начислению зарплаты. Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ. Подробный порядок учета сверхлимитных суточных в программе «1С» приведен ниже в рекомендации.

Обоснование

1. Из статьи Расходы, произведенные подотчетными лицами на служебные командировки

Журнала 13200 Бухгалтерских проводок с комментариями

Отражение в бухгалтерском учете списания отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке по представлении им авансового отчета.

2. Из статьи Учитываем сверхлимитные суточные в программе «1С»

Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах «1С» особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.

Бухгалтер использует в работе две программы - «1С: Зарплата и Управление персоналом» (релиз 8.2) и «1С: Бухгалтерия» (релиз 8.2).

При выгрузке данных из программы «1С: Зарплата и Управление персоналом» в программу «1С: Бухгалтерия» в программе «1С: Бухгалтерия» происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.

Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.

Как произвести корректировку в программе «1С», чтобы избавиться от задвоения суммы?

Такой вопрос пришел от нашего читателя на электронную почту журнала «Зарплата».

Начисление в программе «1С: Бухгалтерия»

Перед командировкой сотрудник получает авансом суточные. В программе бухгалтер делает соответствующую проводку:

-ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - выданы денежные средства на оплату суточных (за дни пребывания в командировке). При этом вводится вся сумма выданных суточных (без разбивки на суточные в пределах лимита и суточные сверх лимита).

По возвращении из командировки сотрудник представит авансовый отчет, на основании которого бухгалтер спишет сумму суточных проводкой:

-ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 - отражены расходы организации на выплату суточных.

НАЧИСЛЕНИЕ В ПРОГРАММЕ «1С: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

Бухгалтеру необходимо рассчитать сумму НДФЛ с суточных, выплаченных сотруднику сверх лимита (п. 1 ст. 224 и п. 1 и 4 ст. 226 НКРФ)1С сумм суточных, не превышающих 700 руб. (при командировках внутри страны) или 2500 руб. (при загранкомандировках), НДФЛ не удерживается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НКРФ). - Примеч. ред.. Сделать это нужно в день утверждения авансового отчета2При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает. Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НКРФ). командированного работника.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ПРИ ВЫГРУЗКЕ ДАННЫХ

Итак, в день утверждения авансового отчета сверхлимитные суточные должны быть зарегистрированы в налоговой базе сотрудника по НДФЛ в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом».

При этом, если в программе расчета зарплаты, кроме проводок по удержанию НДФЛ, сформируются проводки по начислению самих сумм сверхлимитных суточных, при выгрузке данных из этой программы в программу «1С: Бухгалтерия» произойдет задвоение суммы суточных именно в части начисления суточных, превышающей лимит (то есть сверхлимитная сумма увеличится вдвое).

Кроме того, задвоится и сумма суточных к выплате на руки сотруднику (поскольку выгрузится проводка, которая и окажется лишней).

КАК НАСТРОИТЬ ПРОГРАММУ «1С»

Чтобы задвоения суммы не происходило, нужно правильно установить настройку в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом». Сделать это просто.

Необходимо создать отдельный вид начисления, которым вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле «Является доходом в натуральной форме». Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует проводку.

Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ (рис. 1).

Рис. 1

На закладке «Налоги» должен стоять код дохода по НДФЛ (рис. 2).

Рис. 2

Суммы превышения сверхлимитных суточных регистрируются в «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» с помощью документа «Регистрация разовых начислений сотрудников организаций».

При этом упомянутая сумма превышения во взаиморасчетах с сотрудником для выплаты заработной платы зарегистрирована не будет.

Названный вид начисления зарегистрирует только доход для расчета НДФЛ, который будет учтен при расчете заработной платы документом «Начисление заработной платы работникам организаций» (рис. 3).

Рис. 3

В расчетном листке начисления с установленным признаком «Является доходом в натуральной форме» будут отображаться в отдельном разделе (рис. 4).

Рис. 4

Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления ВИП-поддержки

"Зарплата", 2012, N 6

Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах "1С" особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.

Бухгалтер использует в работе две программы - "1С: Зарплата и Управление персоналом" (релиз 8.2) и "1С: Бухгалтерия" (релиз 8.2).

При выгрузке данных из программы "1С: Зарплата и Управление персоналом" в программу "1С: Бухгалтерия" в программе "1С: Бухгалтерия" происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.

Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.

Как произвести корректировку в программе "1С", чтобы избавиться от задвоения суммы?

Такой вопрос пришел от нашего читателя на электронную почту журнала "Зарплата".

Начисление в программе "1С: Бухгалтерия"

Перед командировкой сотрудник получает авансом суточные. В программе бухгалтер делает соответствующую проводку:

• Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства на оплату суточных (за дни пребывания в командировке). При этом вводится вся сумма выданных суточных (без разбивки на суточные в пределах лимита и суточные сверх лимита).

По возвращении из командировки сотрудник представит авансовый отчет, на основании которого бухгалтер спишет сумму суточных проводкой:

• Дебет 26 Кредит 71 - отражены расходы организации на выплату суточных.

Начисление в программе "1С: Зарплата и управление персоналом"

<1> С сумм суточных, не превышающих 700 руб. (при командировках внутри страны) или 2500 руб. (при загранкомандировках), НДФЛ не удерживается (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). - Примеч. ред.
<2> При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает. Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Что происходит при выгрузке данных

Итак, в день утверждения авансового отчета сверхлимитные суточные должны быть зарегистрированы в налоговой базе сотрудника по НДФЛ в программе "1С: Зарплата и Управление персоналом".

При этом, если в программе расчета зарплаты, кроме проводок по удержанию НДФЛ, сформируются проводки по начислению самих сумм сверхлимитных суточных, при выгрузке данных из этой программы в программу "1С: Бухгалтерия" произойдет задвоение суммы суточных именно в части начисления суточных, превышающей лимит (то есть сверхлимитная сумма увеличится вдвое).

Кроме того, задвоится и сумма суточных к выплате на руки сотруднику (поскольку выгрузится проводка, которая и окажется лишней).

Как настроить программу "1С"

Чтобы задвоения суммы не происходило, нужно правильно установить настройку в программе "1С: Зарплата и Управление персоналом". Сделать это просто.

Необходимо создать отдельный вид начисления, которым вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле "Является доходом в натуральной форме". Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует проводку.

Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ (рис. 1).

На закладке "Налоги" должен стоять код дохода по НДФЛ (рис. 2 на с. 50).

Суммы превышения сверхлимитных суточных регистрируются в "1С: Зарплата и Управление персоналом 8" с помощью документа "Регистрация разовых начислений сотрудников организаций".

При этом упомянутая сумма превышения во взаиморасчетах с сотрудником для выплаты заработной платы зарегистрирована не будет.

Названный вид начисления зарегистрирует только доход для расчета НДФЛ, который будет учтен при расчете заработной платы документом "Начисление заработной платы работникам организаций" (рис. 3).

В расчетном листке начисления с установленным признаком "Является доходом в натуральной форме" будут отображаться в отдельном разделе (рис. 4).

О.Я.Леонова

Руководитель отдела

автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

компании "Микротест"

В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:

1. Открываем подраздел “Командировки”

Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.

Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.

2. Перечень документов

В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.

3. Создание документа

Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.

4. Расчет среднего заработка

Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.

Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.

В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.

5. Как начислить суточные по командировке

Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.

6. Особые территориальные условия

Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.

7. Печать

Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.

8. Как провести командировку

Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).

9. Совмещение должностей

В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.

10. Совместительство

Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.

11. Выплата командировочных

Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.

12. Расчет удержаний

Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.

13. Приказ на командировку

По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.

14. Создание табеля

Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.

15. Оплата выходных дней в командировке

Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.

На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется « «. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ « «.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• прочее.

Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

• организация (если их несколько в базе данных);
• получатель;
• сумма;
• в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ « «.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Вот пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей: